Wat verwachten wij van jou?

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de administratieve werking binnen jouw cluster van de polikliniek. Je zorgt voor structuur, duidelijkheid en een vlot draaiende werking die onze patiënten en medewerkers elke dag opnieuw kunnen vertrouwen.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden:

Leidinggeven & teamcoördinatie

• Je bent hét aanspreekpunt voor artsen, ICT, applicatiebeheer, verpleging, HR en andere interne stakeholders met betrekking tot jouw cluster van poliklinieken;
• Je maakt de maandplanning op en waarborgt de continuïteit van de dienstverlening;
• Je verdeelt taken efficiënt op basis van patiëntstromen, prioriteiten en werkvolume;
• Je coacht je team, volgt het functioneren van de medewerkers op en bewaakt hun welzijn;
• Je zorgt voor een warm onthaal, opleiding en opvolging van nieuwe collega’s en stagiairs;
• Je voert waarderingsgesprekken uit en betrekt de manager patiëntenadministratie bij complexe situaties;
• Je vertaalt beleidsplannen naar concrete acties binnen jouw cluster;
• Je analyseert bestaande processen, doet verbetervoorstellen en houdt werkafspraken up-to-date.

Samenwerking & communicatie

• Je coördineert de dienstspecifieke communicatie naar patiënten, bezoekers en externe partners;
• Je stemt af met andere diensten en clusters om uniformiteit in onze administratie te bewaken.

Operationele ondersteuning

• Je waakt mee over een correcte, veilige en efficiënte patiëntenadministratie;
• Je volgt afspraken op en verwerkt deze administratief;
• Je biedt administratieve ondersteuning aan artsen;
• Je staat in voor telefonische en schriftelijke communicatie;
• Je zorgt voor een correcte archivering en rapportage.

Logistieke & facilitaire ondersteuning

• Je houdt toezicht op kabinetten, materialen en apparatuur binnen de polikliniek;
• Je volgt bestellingen en voorraadbeheer op;
• Je ziet erop toe dat alle middelen correct gebruikt en onderhouden worden.

Kwaliteitsbewaking & procesoptimalisatie

• Je draagt actief bij aan continue verbetering, digitalisering en servicekwaliteit;
• Je fungeert als key user voor applicatiebeheer;
• Je bewaakt de patiëntveiligheid en de kwaliteit van onze dienstverlening.

Wat bieden we jou?

• Bij aanvang krijg je een halftijds contract van onbepaalde duur als aanspreekpunt. Dit wordt op termijn aangevuld met uren op het medisch secretariaat met een tewerkstelingsregime van in totaal minstens 80%;

• Verloning volgens IFIC‑barema 14, aangevuld met aantrekkelijke extralegale voordelen zoals 31 verlofdagen, hospitalisatieverzekering, fietslease en vergoeding woon‑werkverkeer.

• Een functie met veel verantwoordelijkheid, autonomie en impact;
• Een warm team waarin samenwerking centraal staat;
• Een afwisselende job waarin coaching, organisatie en kwaliteit hand in hand gaan.

Kan je de volgende gegevens voorleggen? Dan kunnen we van start gaan!

• Je bent in het bezit van een diploma Medisch Secretariaat of gelijkwaardig door ervaring;
• Je bezit de volgende kerncompetenties:
  • Eigenaarschap
  • Stressbestendigheid
  • Flexibiliteit
  • Empathie
  • Sterke communicatieve vaardigheden
  • Teamgericht samenwerken
  • Patiëntgerichtheid
  • Oplossingsgericht denken
  • Plannen en organiseren
  • Coachend leidinggeven

Voel jij je geroepen om deze job in te vullen?

Solliciteer dan tot en met 14 juni 2026 via onderstaande knop!